Työskenteletkö listalta? part 1

Kauppalista. Lukulista. Idealista. To do -lista. Not to do -lista. Kirjalista. Velkalista. Idealista…

Mä oon listojen ystävä. Jos jokin jää kirjoittamatta ylös listalle, se unohtuu. Mutta miksi joku jää kirjoittamatta? ”Unohtui” on yksi syy. Minulla on myöhemmin teille toinen, ihan hyödyllinenkin syy.

Ihmisen työmuisti – lyhytkestoinen muisti – on kapasiteeltiltaan hyvin rajallinen. Tutkimusten mukaan (esim. Cowan 2001) työmuistiin mahtunee yleensä ja keskimäärin maaginen luku NELJÄ, yksikköä. Numerosarjaa, yksittäistä numeroa, lauseita, sanoja tai muuta. Yksinkertaistettuna. Työmuistiin voi mahtua lyhyeksi aikaa kerralla vaikkapa numerosarja 3, 4, 9, 2 tai neljä numeroparia, jopa neljä numerosarjaa tai neljän sanan lause. Mutta kuitenkin, hyvin vähän informaatiota. Tästä eteenpäin asiat juurretaan säilömuistiin. Teatteritaiteilijan vuorosanat siirtyy säilömuistiin harjoittelemalla, toistojen kautta. Samalla tavallla tekeminen helpottuu työpaikalla, jos ne vesivärit ovat siellä vesivärikaapissa.

Onko sinun, minun tai meidän kokeiltava tätä työmuistin neljän yksikön rajaa jatkuvasti? Ähkyttää työmuistia päivästä toiseen. Opettajan työssä, kun muistettavaa ei ole paljon – ainakaan yksityiskohtia. Milloin erityisopettaja ottaa oppilaita, kuka oli tänään poissa, kenellä on hammaslääkäri tänään ja kuka menikään 11.00 – 11.15 välituntivalvontaan? Helpotat itsesi sekä muiden työtä paljon, kun teet ja hallinnoit erilaisia listoja. Siirrät ajatuksia ja muistettavia asioita paperille. Edes pieninä sanoina. Vapautat kapasiteettia ja stressiä muuhun käyttöön.

No alt text provided for this image

Haasteita on listojenkin pitämisessä. Etenkin yhteisten listojen. Missä mikäkin lista löytyy? Mitä minä laitan listalle? Kenenkä vastuulle (listalle) tämä kuuluu? Kuka saa tästä palkkaa? Vai saako kukaan tästä palkkaa?

Helppous ja priorisointi. Helppous – meillä on listat paikassa X ja seinällä Y. Listoja on asioista Z, Y ja Å ja listan Ö saat kansliasta jos tarve vaatii. Työpaikalla on monia eri persoonallisuustyyppejä (minä olen sini-kelta-punainen, ESTJ, ihan kelvollinen systeemiajattelija, muutama tunnelukko, listaihminen jne…). Jollekin nämä listat eivät sovi. Ne syövät luovuutta tai rajoittavat tekemistä liikaa. Täydellistä listaa ei olekaan, eikä jokaista tehtävälistaa tule suorittaa loppuun asti. Ideoita paperille. Ajatus virtaamaan. Ihan hyvä riittää.

Kari Helin jakoi kirjassaan ”Ihmisten erilaisuus – 16 tyyppiä työelämässä” ihmisiä kahteen kategoriaan: Käynnistäjiin ja loppuunsaattajiin. Käynnistäjillä on karrikoidusti useita ideoita ja intoa pistää muutos/hanke/projekti aluille. Loppuunsaattajat kiusaantuvat muutoksesta ja innostuvat enemmän vasta projektin loppupuolella. Yleensä nämä menee ristiin – käynnistäjät ovat luovia persoonia ja listat ei niin innostaisi. Korkeintaan uusien aloittaminen. Loppuunsaattajat karsastavat muutosta ja se lista olisi kyllä tehtävä loppuun, ennen kuin uuden voi aloittaa. Hyvä tulee, kun molemmista päistä tullaan vähän vastaan ja hyödynnetään molempien vahvuuksia. Vaikka sitten post-it lappuja, vähän joka puolella. Ja tärkeät listat sovitussa paikassa.

No alt text provided for this image

Mikä se oli se toinen syy jättää asioita kirjoittamatta listalle? Sieltä se vähän jo pilkistelikin aikaisemmin. Nimittäin priorisointi. Meillä on monta väylää työelämässä, mistä meille sataa pyyntöjä tehdä sitä ja tätä. Erilaiset sisäiset viestimet, sähköposti, Wilma, tekstiviestit, laput pöydällä… Käytännössä kuka vaan voisi siis koskea sinun tehtävälistaasi, jos lueskelet sähköpostit ja muut jatkuvasti ja vielä ensimmäisenä asiana aamusta tai viimeisenä asiana perjantaina ennen perheaikaa.

Tee sopimuksia itsesi kanssa, mitä teet ja mitä et. Mitkä sopii sinun arvoihin, mikä on tärkeää. Kokeile ”not to do-listaa”. Mitä minun ei ainakaan tulisi tehdä. Aloita ajatustyö eliminoimalla ylimääräinen, turha ja sinulle merkityksetön. Ja iloitse, kun jätit tekemättä ja jäit paitsi jostain muille merkityksellisestä ja keskityit omiin tavoitteisiisi. Ja vielä viimeinen viisaus, joka juontaa juurensa Mauno Koiviston toimintatavoista:

Petä mieluummin luodut odotukset kuin annetut lupaukset

Lähteitä, mainitsemisjärjestyksessä:

Cowan, Nelson (2001). ”The magical number 4 in short-term memory: A reconsideration of mental storage capacity”. Behavioral and Brain Sciences. 24 (1): 87–185. https://www.cambridge.org/core/journals/behavioral-and-brain-sciences/article/magical-number-4-in-shortterm-memory-a-reconsideration-of-mental-storage-capacity/44023F1147D4A1D44BDC0AD226838496

Kari Helin. (2001) Ihmisten erilaisuus – 16 tyyppiä työelämässä. Karisto Oy – Hämeenlinna

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggaajaa tykkää tästä: